こんにちは。コラム担当の保育士みーみです。
社会人になると、初めての職場でどんなふうにふるまえばいいのか、不安に感じることも多いと思います。
特に弊社ではリモートワークがメインのことが多いため、画面越しのやり取りが主になる中、信頼される社会人になるためのマナーはとても大切です。
今回は、リモートワークで特に気をつけたいことも含めて4つのポイントをお伝えします。
ー 目次 －
1. 挨拶とやり取りで相手に安心感を
リモートでも、挨拶はとても大事なマナーです。
オンライン会議に入るときや出るときには、「おはようございます」や「ありがとうございました」といった基本的な挨拶を忘れずに。画面越しでも明るくハキハキした声で挨拶すると、相手にも良い印象を与えられます。
また、チャットでやり取りをするときも、「お忙しいところすみません」や「ご確認お願いします」といった丁寧な言葉を使うと好印象です。
伝えたいことは短くわかりやすくまとめて、相手が困らない工夫も心がけてみましょう。
〇返事は早いに越したことはない！
リモートワークの場合、安心感が揺らぐ1番の問題は『相手からの反応がない（状況が分からない）』だと言えるのではないでしょうか。
こうした状況が続いてしまうと、信頼関係が薄れてきたり一緒に仕事をする上での心労が出てきてしまいます。すぐに反応ができない時には以下の状況が考えられます。
・作業に集中しすぎて気が付かない
・作業を中断して文面で返事をするのが億劫
・後で返せばいい、と優先順位を下げてしまう
たとえ悪気が無くても、誰しも思い当たるところがあるのでは？
ここでお勧めしたいのが「とりあえず見たよ表明スタンプ」です！
このようにスタンプ1つ返すだけでも、送り相手に安心感を与えることが出来ます。
ただしスタンプは、相手との関係性を考えて使用してください。よく会話をする同僚には自分のトレンドマークや、お決まりの絵スタンプでも可。
上司などへの返信としてスタンプを遣いたい時は『ありがとうございます』『承知しました』等の文字スタンプを使用。後程時間が出来た時に、しっかり文面でお返事できると尚良しですね！
※基本的に社外の方とのやりとりには絵文字はNGです。
2. オンライン会議では見た目と環境がポイント
オンライン会議では、服装や背景などの見た目が大切です。
きちんとした服装を心がけたり、背景が整っていると、それだけで信頼感を与えられます。また、カメラの角度や部屋の明るさを調整して、顔が自然に映るようにしましょう。
会議中は、相手の話にうなずいたりして、「なるほど」などの相槌を入れることで、きちんと話を聞いていることが伝わります。
顔を出すのが難しいときは、事前に一言伝えておくと安心ですね。
〇カメラ越しでも相手の顔を見る、見せることの大切さ
そもそも日本人の文化的には、カメラをオンにすることが恥ずかしい。オフに出来るならそのほうが良い、という意見も多くあるかと思います。
しかし、お互いの顔と名前を認識して一致させることは信頼関係もさることながら、業務の成果にも違いが出てくるという研究結果も出ています。
3. 報告や相談は早めに、分かりやすく
リモートワークでは直接顔を合わせることが少ない分、報告や相談のタイミングが遅れると、仕事に影響が出ることがあります。そのため、「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」をこまめにすることが大切です。
例えば、「こういう進捗状況です」や「これで大丈夫か確認お願いします」といった形で簡潔に伝えると、相手も対応しやすくなります。
少しでも不安なことがあれば、一人で抱え込まず、すぐに相談してみましょう。
相手の時間を多く奪わないよう、伝える内容を簡潔にまとめてから相手に送ることを心がけましょう。
4. 時間を守るのは信頼の基本
時間を守ることは、リモートでも大切なマナーです。
会議の開始時間に間に合うのはもちろん、チャットやメールの返信もできるだけ早めに返すように心がけましょう。
もし遅れそうな場合は、早めにその旨を伝えることで、相手に安心感を与えることができます。
また、リモートだからといって気を抜かず、仕事中はしっかり集中することが大切です。仕事とプライベートの切り替えを意識することで、良い仕事ができるようになります。
5.まとめ
リモートワークでは、画面越しでの印象やコミュニケーションがとても大切です。挨拶や丁寧な言葉、報告のタイミングなど、ちょっとした工夫で相手に信頼感を与えることができます。
「これで合ってるかな？」と迷ったら、少し丁寧に伝えてみたり『私はこういう風に理解をしましたが、合っていますか？』という確認をすると、思いやりがしっかり伝わり信頼構築に繋がりますよ。
リモートでもしっかり仕事ができる素敵な社会人を目指していきましょう！
≪筆者紹介≫
みーみ（保育士）