こんにちは。コラム担当の保育士みーみです。
会社の紹介として、リモートワークでの色々な社員の働き方を紹介してきました。
前回はリモートワークをする上での、メリットや活用しているツールなどをご紹介しました。
そこで、今回は誰かに提案してもらうのを待つ、または自分はできているから関係ないという考えだと、何事も長続きしないという結論に至りました。
そのために社内の課題を【自分事として改善策を考えて行動に移していく】ための、社員の意識を変える新たなアプローチについてお伝えしています。
ー 目次 －
1. 連絡に対する『反応』の大切さとは？
社内での会話は、業務の潤滑油ともいえます。意見を交わすことで新しいアイデアが生まれたり、問題を解決する糸口が見つかったりしますよね。
しかしデュナミスのバックオフィスでは、slackなどでの連絡事項や、気軽な会話に対する社員の反応が最近特に薄くなっていると感じていました。
「忙しいから返事はあとで返そう」
「誰かが反応をするでしょう」
「そもそもスタンプなどを返す理由がわからない」
聞いてみると、上記の理由の人が多いということがわかりました。連絡を返すことは社会人常識です、と言ってしまえばそこまでですが、それでは注意されたなという感覚だけで終わってしまいます。
そこで、社員が社内のことを自分の問題として捉えるために、4つのグループに分かれてどうしたらもっと社内のコミュニケーションが活発になるのか…それぞれ対策を考えてもらうことになりました。
〇リモートワークでの雑談の価値
リモートワークが普及してから雑談の重要性が再認識されています。雑談は業務に直結しないように見えるかもしれませんが、実はその中にこそ仕事のヒントが隠れていることも多いのです。雑談を通じて自然に人間関係が深まり、仕事のしやすい雰囲気が生まれるのです。
しかし、この人間関係の深め方は、なかなか言葉で説明することが難しくもあります。出社型では大いに感じられる人間関係を、リモートワークの会社でも浸透させることができるはずです。そこに時間を投資することでゆくゆくは会社に対して、大きなメリットが生まれると考えています。
参考文献：HR大学「テレワークの雑談は重要！在宅勤務のコミュニケーションを活性化する方法」
〇活動計画
活動期間 | 2か月半ほど |
活動内容 | ①コミュニケーション促進のために効果的な具体策を提案する！ ②まず会話の量を、グループ内でも意識して増やす！ |
発表会 | 『コミュニケーション活性化の具体策の提案』 |
投票 | 他グループの活動も聞いて、実際にやってみたいと思うことに投票。 採用された案は、実際に社内全体で取り組んでみてまた改善していきます。 |
〇自分がやりたい！と思える方法を模索してほしい
もしあなたが『これを実施することになりましたので、積極的に参加していきましょう！』といきなり言われたらどうでしょう？興味がないことだったり自分の考えに沿わないことには気持ちが魅かれないので実践に移していくことが難しいですよね。
社員一人ひとりが「自分ごと」として社内の問題に向き合うためにも、社員同士で発案してもらい、会社全体で試していくこととなりました。
2. 各グループでの取り組みの模索
それぞれのグループ活動が始まり、1ヶ月ほど経過した時点でどんな取り組みを考えているのかを聞き取りしてきました！
→Aグループ
・対話が生まれるようなゲームをやってみてはどうか。
・あくまで業務時間内に行うため、時間制限があるゲーム
・ゲームにのめりこんで、会話が弾まなくなってしまっては本末転倒なので内容はしっかり精査する
→Bグループ
・人に気軽に質問できる環境とはどんなものか
・同じ研修動画を見て、ディスカッションしてみてはどうか
・業務内での疑問点なども解決しやすくなるのでは？
→Cグループ
・プロジェクト外の人の現状報告なども聞いてみたい
・参加自由で、簡単なアプリを作りたい
→Dグループ
・星座占いなど、話題が弾むものを追求
・こんなアプリあったらいいな案
約3か月間、グループで定期的に集まり出してもらった具体策は、社内の投票により選ばれて社内全体で試していく事になっています。
今回は、この初めての試みに弾みをつけたい気持ちを込めて…具体策が選ばれたグループには特典が用意されているようです！
また社内全体で試した内容や結果をお伝えしていきます。
3. 仮想の職場を上手く活用する
前回のコラムでも紹介しましたが、デュナミスではOviceに毎朝出勤することになっています。
Oviceは、社員がアイコンで表示されて「仮想の職場」にいるような視覚効果があります。フロアで誰がどこにいるのか一目でわかるのも便利です。
部屋のレイアウトを時期ごとに変えて気分転換をしてみたり、社内交流会もOvice内で集合してからスタートするようにしています。
現在の座席は、プロジェクトごとに分かれているのですが使用していくにつれ色々な意見が上がってきます。
『自由席でもいいのでは』
『気軽に雑談しながら作業するスペースが欲しい』
『現実の職場でやるような、気軽にちょっかいを出せる席配置はないか』
『声の聞こえる範囲が決まっているので雑音がない代わりに、他の人の会話が聞こえちゃった…という良い意味での話しかける機会が無くなっている気がする』
社内にも色々な考え方の人がいるので、みんなが過ごしやすい「仮想の職場」を目指して、いただいた意見を実現可能なのか、前向きに検討しています。
今回、追加したシステムは…
①出退勤タイムカードボタン（タイムカードのURLに飛ぶことができ、出退勤の押し忘れも防止できます）
②気分転換におみくじボタン（社員に楽しんでもらおうと追加してみると、社員からの反応がありました）
水色、緑のアイコンは実際にMTG中の社員のアイコンが表示されています。
こちらのOviceのレイアウトも、意見をどこまで実現できたのか…またその結果などもお伝えしていきたいと思いますのでお楽しみに！
次回【社員同士で、コミュニケーション活性化を考える】グループを作って活動を開始してもらいました！
コミュニケーション活性化に対して、各グループがどんなことを試すことになったのかをお伝えします！
≪筆者紹介≫
みーみ（保育士）